Stel je eens voor: je werkt in een team waarin iedereen constant aan verschillende projecten werkt, zowel op kantoor als vanuit huis. Toch is iedereen volledig op de hoogte van elkaars voortgang en ideeën, en er is geen eindeloze stroom aan e-mails en verwarrende Whatsapp-gesprekken. Hoe kan dat? Het antwoord is simpel: Slack. We gaan ontdekken wat Slack precies is, hoe het werkt en hoe het jouw team kan helpen om efficiënter en effectiever samen te werken in een digitale wereld.
Wat is Slack?
Slack is een communicatieplatform dat is ontworpen om teams te helpen efficiënter samen te werken en te communiceren. Met Slack kun je één-op-één berichten uitwisselen, groepsgesprekken voeren en informatie en bestanden met je team delen, allemaal binnen één geïntegreerde en gebruiksvriendelijke interface.
Basisuitleg van Slack
Met Slack kun je communiceren met je team via chatkanalen, die georganiseerd kunnen worden op basis van projecten, afdelingen of onderwerpen. In plaats van eindeloze e-mailthreads of verwarrende en onoverzichtelijke groepschats, biedt Slack een gestructureerde en geordende manier om met je team te communiceren.
Daarnaast biedt Slack een krachtige zoekfunctie, waarmee je snel naar specifieke berichten, bestanden of personen binnen je team kunt zoeken. Dit bespaart tijd en maakt het gemakkelijk om belangrijke informatie terug te vinden.
Functies die Slack bijzonder maken
Wat Slack bijzonder maakt, is de mogelijkheid om integraties en bots toe te voegen aan je workspace. Met integraties kun je andere apps en tools die je team gebruikt, zoals Google Drive, Trello of Salesforce, naadloos integreren met Slack. Hierdoor kun je informatie en bestanden delen, meldingen ontvangen en acties uitvoeren zonder Slack te verlaten.
Daarnaast biedt Slack een platform voor het bouwen van aangepaste bots, die taken kunnen automatiseren, meldingen kunnen versturen en andere handige functionaliteiten kunnen bieden. Deze bots kunnen je helpen om productiever te zijn door repetitieve taken te automatiseren en je op de hoogte te houden van belangrijke gebeurtenissen binnen je team.
- Met Slack kun je berichten naar bepaalde personen sturen, maar je kunt ook privékanalen aanmaken om te chatten met een specifieke groep mensen.
- Je kunt bestanden delen en in realtime samenwerken aan documenten, spreadsheets of presentaties.
- Je kunt audiogesprekken en videovergaderingen voeren met je teamleden, waardoor je direct kunt communiceren zonder Slack te verlaten.
- Met Slack kun je eenvoudig zoeken naar specifieke berichten, bestanden of personen binnen je team, wat tijd bespaart en informatie gemakkelijk toegankelijk maakt.
Met al deze functies maakt Slack het gemakkelijk om met je team in contact te blijven, efficiënter samen te werken en productiever te zijn.
De eerste stappen in Slack
Welkom bij Slack. Als je nieuw bent bij deze populaire communicatie-app, ben je hier aan het juiste adres om aan de slag te gaan. In dit deel nemen we je mee door de eerste stappen in Slack, van het aanmaken van een account tot het opbouwen van teams.
Account aanmaken en inloggen
Voordat je aan de slag kunt gaan met Slack, moet je een account aanmaken en inloggen. Ga naar de website van Slack en klik op “Aan de slag” om een account aan te maken. Vul je e-mailadres in en kies een wachtwoord. Zodra je dit hebt gedaan, ontvang je een e-mail met een bevestigingslink om je account te activeren. Klik op de link en je kunt inloggen op Slack.
Eenmaal ingelogd, kun je je profiel aanpassen en een foto toevoegen zodat je herkenbaar bent voor je teamleden. Je kunt ook je voorkeurstaal en tijdzone instellen, evenals andere persoonlijke instellingen.
Je eigen werkruimte instellen
Na het aanmaken van je account kun je je eigen werkruimte instellen. Dit is de plek waar je communiceert met je teamleden en samenwerkt aan projecten. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe werkruimte aan te maken of je aan te sluiten bij een bestaande werkruimte.
Om een nieuwe werkruimte aan te maken, geef je een naam aan je werkruimte en selecteer je het doel van je team. Je kunt ook een korte beschrijving toevoegen om anderen te laten weten waar je werkruimte over gaat.
Als je je wilt aansluiten bij een bestaande werkruimte, vraag je de beheerder om een uitnodiging. Zodra je de uitnodiging hebt ontvangen, klik je op de link en kun je je bij het team voegen.
Uitnodigingen versturen en teams opbouwen
Wanneer je eenmaal je werkruimte hebt ingesteld, is het tijd om teamleden uit te nodigen. Dit doe je door hun e-mailadressen in te voeren in Slack. Zodra je de uitnodigingen hebt verstuurd, ontvangen je teamleden een e-mail met een link om zich bij de werkruimte aan te sluiten.
Wanneer je teamleden zich hebben aangesloten, kun je kanalen maken om specifieke onderwerpen of projecten te bespreken. Kanalen kunnen openbaar zijn, waar iedereen in de werkruimte toegang toe heeft, of privé, waar alleen uitgenodigde teamleden toegang toe hebben. Je kunt ook teams maken om projecten of groepen van teamleden samen te brengen.
Met deze eerste stappen ben je klaar om aan de slag te gaan met Slack. Binnenkort kun je effectief communiceren en samenwerken met je team.
Aan de slag met kanalen
Slack kanalen zijn de hoekstenen van samenwerking in Slack. Hier kun je communiceren en samenwerken met collega’s, projecten organiseren en informatie delen. Kanalen kunnen zowel openbaar als privé zijn, afhankelijk van je behoeften en het niveau van toegang dat je wilt bieden aan je teamleden.
Wat zijn kanalen?
Kanalen in Slack zijn virtuele ruimtes waar teamleden kunnen communiceren over specifieke onderwerpen, projecten of teams. Elke keer dat er een nieuw kanaal wordt aangemaakt, wordt er een aparte ruimte gemaakt waarin berichten kunnen worden uitgewisseld, bestanden kunnen worden gedeeld en de samenwerking naadloos kan verlopen.
Met kanalen kun je specifieke groepen mensen binnen je organisatie samenbrengen, zodat ze gericht kunnen communiceren zonder dat anderen worden overladen met irrelevante informatie. Kanalen zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan de behoeften van je team. Of je nu een klein team hebt dat werkt aan een specifiek project of een hele organisatie die samenwerkt aan verschillende projecten, kanalen helpen om de communicatie georganiseerd en overzichtelijk te houden.
Hoe je kanalen aanmaakt en beheert
Het aanmaken en beheren van kanalen in Slack is eenvoudig en intuïtief. Dit is een stapsgewijze handleiding:
Kanalen aanmaken
- Klik op het pluspictogram naast ‘Kanalen’ in de navigatiekolom van Slack.
- Geef het kanaal een naam die de inhoud en het doel ervan beschrijft.
- Kies ervoor om het kanaal openbaar of privé te maken.
- Als het kanaal privé is, nodig je de specifieke teamleden uit die je toegang wilt geven.
- Voeg indien nodig een beschrijving toe om de doelstellingen en richtlijnen van het kanaal te verduidelijken.
- Klik op ‘Kanaal aanmaken’ en je bent klaar om te gaan!
Kanalen beheren
Als kanaaleigenaar of beheerder kun je verschillende taken uitvoeren om de kanalen effectief te beheren:
- Naam en beschrijving van het kanaal bijwerken om deze actueel en relevant te houden.
- Leden toevoegen of verwijderen om de samenstelling van het kanaal aan te passen aan je behoeften.
- Kanalen archiveren wanneer ze niet langer actief zijn of niet meer nodig zijn.
- Meldingen en voorkeuren aanpassen om op de hoogte te blijven van belangrijke activiteiten in het kanaal.
Best practices voor kanaalgebruik
Om het meeste uit kanalen te halen, zijn hier enkele best practices die je kunt volgen:
- Wees specifiek bij het benoemen en beschrijven van je kanalen, zodat teamleden gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben.
- Deel relevante informatie en bestanden in de juiste kanalen, zodat iedereen toegang heeft tot de juiste middelen en de samenwerking soepel verloopt.
- Communiceer duidelijk en beknopt in kanalen, waarbij je belangrijke punten benadrukt en onnodige ruis vermijdt.
- Gebruik reacties en threads om zijdiscussies te voeren zonder de hoofdconversatie te onderbreken.
- Wees respectvol en constructief in je communicatie, zelfs als je het oneens bent met anderen.
Met deze best practices kun je efficiënt samenwerken in kanalen en ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is, betrokken blijft en productief is.
Communicatie en samenwerking optimaliseren
Effectieve communicatie en naadloze samenwerking vormen de kern van veel succesvolle teams. Slack biedt verschillende functies en tools om deze aspecten te optimaliseren en je teamproductiviteit te verbeteren. In dit deel zullen we kijken naar hoe je berichten kunt sturen en organiseren, bestanden kunt delen en beheren, het gebruik van Slackbots en integraties, en audio- en videovergaderingen.
Berichten sturen en organiseren
Binnen Slack kun je op een snelle en eenvoudige manier berichten sturen naar individuele teamleden, kanalen of groepen. Of je nu een dringende aankondiging wilt doen, een waardevolle update wilt delen of gewoon een informeel gesprek wilt voeren, het berichtensysteem van Slack staat voor je klaar.
Om een bericht te versturen, typ je eenvoudigweg je tekst in het berichtvak en druk je op Enter. Je hebt ook de mogelijkheid om berichten te formatteren met behulp van hoofdletters, vetgedrukte tekst, cursieve tekst, opsommingstekens en andere elementen om je boodschap duidelijker over te brengen.
Om berichten georganiseerd te houden, kun je kanalen maken voor specifieke projecten of onderwerpen. Op deze manier kunnen teamleden relevante berichten in het juiste kanaal plaatsen, waardoor informatie gemakkelijk toegankelijk en doorzoekbaar is. Je kunt ook gebruikmaken van @vermeldingen om specifieke teamleden in een gesprek te betrekken of hun aandacht te trekken.
Bestanden delen en beheren
Slack maakt het ook eenvoudig om bestanden te delen en te beheren. In plaats van e-mails met bijlagen te versturen, kun je bestanden direct in Slack uploaden en delen met je team. Dit zorgt voor een moeiteloze en georganiseerde manier van documentdeling.
Je kunt bestanden vanuit je computer rechtstreeks naar een gesprek slepen en neerzetten, of je kunt de bestandknop gebruiken om het uploadproces te starten. Slack ondersteunt een breed scala aan bestandstypes, inclusief afbeeldingen, documenten, video’s en meer. Je kunt ook bestanden van andere cloudopslagdiensten importeren, zoals Google Drive, Dropbox en Box.
Naast het delen van bestanden, biedt Slack ook functies om bestanden te beheren. Je kunt eenvoudig bestanden zoeken, sorteren op datum of naam, en filteren op bestandstype. Bovendien kun je opmerkingen toevoegen aan bestanden om feedback of context te geven.
Gebruik van Slackbots en integraties
Een van de krachtigste aspecten van Slack is de mogelijkheid om Slackbots en integraties toe te voegen aan je werkruimte. Slackbots zijn automatische assistenten die specifieke taken kunnen uitvoeren, zoals het verzenden van herinneringen, het beantwoorden van veelgestelde vragen of het bijhouden van teamprestaties.
Integraties zijn koppelingen met andere tools en apps die je al gebruikt, zoals projectmanagementsoftware, customer relationship management (CRM)-systemen of agenda-apps. Met integraties kun je informatie uit deze externe bronnen automatisch in Slack ontvangen en delen, waardoor je efficiëntie en samenwerking worden verbeterd.
Of het nu gaat om het automatiseren van herhaalde taken, het ontvangen van real-time meldingen of het centraliseren van je werkprocessen, Slackbots en integraties bieden een enorme flexibiliteit en aanpassingsvermogen aan je werkstroom.
Audio- en videovergaderingen
Soms is het hebben van een gesprek van aangezicht tot aangezicht de beste manier om ideeën te bespreken of problemen op te lossen. Slack biedt audio- en videovergaderingen waarmee je naadloos kunt schakelen tussen chatberichten en het delen van schermen.
Met één klik kun je een vergadering starten en teamleden uitnodigen om deel te nemen. Je kunt zowel audio- als videoverbindingen tot stand brengen, waardoor je je team kunt zien en horen alsof je in dezelfde ruimte bent. Daarnaast kun je je scherm delen om projectdetails te bespreken of presentaties te geven.
Audio- en videovergaderingen in Slack maken het gemakkelijk om virtueel samen te werken, zelfs als je teamleden zich op verschillende locaties bevinden. Het vermindert de afstand en stelt teams in staat om effectief te communiceren en beslissingen te nemen.
De interface en instellingen
Wanneer je aan de slag gaat met Slack, is het belangrijk om vertrouwd te raken met de interface en de verschillende instellingen die beschikbaar zijn. In dit deel zullen we ingaan op hoe je kunt navigeren binnen Slack, hoe je je profiel kunt aanpassen en hoe je meldingen kunt beheren.
Navigatie binnen Slack
Slack heeft een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface die je helpt om snel toegang te krijgen tot de verschillende functies en onderdelen van de app. Boven aan het scherm vind je de navigatiebalk, waarin je kunt schakelen tussen de verschillende kanalen en gesprekken waaraan je deelneemt.
Je kunt ook gebruikmaken van het zoekvak bovenaan de interface om snel naar specifieke berichten, bestanden of kanalen te zoeken. Daarnaast kun je in de zijbalk aan de linkerzijde van het scherm navigeren naar verschillende onderdelen van Slack, zoals je profiel, de lijst met kanalen en gesprekken, en de instellingen.
Je profiel en instellingen aanpassen
Je profiel in Slack is jouw persoonlijke pagina waarop je jezelf kunt presenteren aan je teamleden. Je kunt je profielfoto wijzigen, je status bijwerken en belangrijke informatie delen, zoals je functie en contactgegevens.
Om je profiel aan te passen, klik je op je profielfoto in de linkerbovenhoek van het scherm en selecteer je ‘Profiel en account’. Hier kun je alle gewenste wijzigingen aanbrengen en opslaan.
Naast je profiel kun je ook de instellingen van Slack aanpassen om de app meer naar jouw wensen in te richten. Ga naar de instellingen door op je profielfoto te klikken en ‘Voorkeuren’ te selecteren. Hier kun je de weergave-instellingen, meldingsvoorkeuren en andere functies van Slack aanpassen.
Meldingen en stiltemodus
Slack geeft je de mogelijkheid om meldingen in te stellen, zodat je op de hoogte blijft van belangrijke gesprekken en updates. Je kunt kiezen uit verschillende meldingsinstellingen, zoals meldingen ontvangen voor alle berichten, alleen vermeldingen of helemaal geen meldingen.
Daarnaast is er ook een stiltemodus beschikbaar, waarmee je gedurende een bepaalde periode geen meldingen ontvangt. Dit is handig wanneer je geconcentreerd wilt werken of niet gestoord wilt worden. Je kunt de stiltemodus inschakelen door naar de instellingen te gaan en ‘Stiltemodus’ te selecteren.
Slack op verschillende apparaten
Wanneer je Slack gebruikt, kun je profiteren van de flexibiliteit om het op verschillende apparaten te gebruiken. Of je nu achter je bureau zit of onderweg bent, Slack biedt oplossingen voor elk apparaat dat je gebruikt.
Slack op desktop en laptop
Op je desktop of laptop kun je de Slack desktop-app downloaden en installeren. De desktop-app biedt een geoptimaliseerde ervaring voor meer productiviteit. Met de desktop-app heb je toegang tot alle functies van Slack, zoals kanalen, berichten, bestanden en integraties. Bovendien ontvang je direct meldingen, waardoor je altijd op de hoogte blijft van belangrijke updates.
- Download en installeer de Slack desktop-app voor jouw besturingssysteem (Windows, macOS of Linux).
- Log in met je Slack-account of maak een nieuw account aan als je er nog geen hebt.
- Na het inloggen heb je toegang tot al je werkruimtes en kun je beginnen met chatten met je teamleden.
Gebruik van Slack-apps op mobiele telefoons en tablets
Slack biedt native apps voor zowel iOS als Android, waardoor je Slack overal kunt gebruiken op je mobiele telefoon of tablet. Door de Slack-app op je mobiele apparaat te installeren, heb je altijd toegang tot je werkruimtes en kun je communiceren met je team, zelfs als je onderweg bent.
Slack-app installeren op mobiele telefoon of tablet
Volg deze stappen om de Slack-app op je mobiele telefoon of tablet te installeren:
- Open de App Store (iOS) of Google Play Store (Android) op je apparaat.
- Zoek naar “Slack” in de winkel.
- Selecteer de Slack-app uit de zoekresultaten.
- Tik op “Installeren” om de app te downloaden en te installeren.
- Open de Slack-app nadat de installatie is voltooid.
Aanmelden bij Slack op mobiele telefoon of tablet
Na het installeren van de Slack-app op je mobiele apparaat, kun je je aanmelden bij je bestaande Slack-account of een nieuw account aanmaken als je er nog geen hebt.
- Open de Slack-app op je apparaat.
- Tik op “Aanmelden” als je al een account hebt, of tik op “Aan de slag” om een nieuw account te maken.
- Volg de instructies op het scherm om je aan te melden of een nieuw account aan te maken.
- Je hebt nu toegang tot al je werkruimtes en kunt beginnen met communiceren met je team via de mobiele app.
Tips en trucs voor gevorderde gebruikers
Als gevorderde Slack-gebruiker kun je het meeste uit dit platform halen door gebruik te maken van geavanceerde zoekopdrachten, handige shortcuts en commando’s, en aanpassingen met apps en bots. Hier volgen enkele tips en trucs om je Slack-ervaring naar een hoger niveau te tillen:
Geavanceerde zoekopdrachten
Slack biedt krachtige zoekmogelijkheden waarmee je snel en efficiënt kunt zoeken naar specifieke berichten, bestanden of gebruikers binnen je werkruimte.
Om snel te zoeken naar een specifiek bericht of bestand, gebruik je de zoekbalk boven aan je scherm. Typ gewoon een trefwoord, gebruikersnaam of bestandsnaam en Slack zal direct relevante resultaten tonen. Je kunt ook advanced zoekoperatoren gebruiken om je zoekopdracht te verfijnen, zoals “from:@gebruiker” om berichten van een specifieke gebruiker te vinden, of “in:channel” om alleen in een bepaald kanaal te zoeken.
Daarnaast kun je met de geavanceerde zoekfunctie van Slack complexe zoekopdrachten uitvoeren. Dit stelt je in staat om te zoeken op specifieke woorden, zinnen, datums, kanalen en meer. Je kunt zelfs gebruikmaken van reguliere expressies om je zoekopdracht nog preciezer te maken. Met deze krachtige zoekfunctie kun je gemakkelijk oude berichten terugvinden of specifieke informatie opsporen.
Handige shortcuts en commando’s
Wil je je workflow versnellen en productiever zijn in Slack? Maak gebruik van handige shortcuts en commando’s. Slack biedt een breed scala aan sneltoetsen die je kunt gebruiken om acties uit te voeren zonder te hoeven navigeren door verschillende menu’s.
Enkele handige sneltoetsen zijn:
- /unread – Markeer ongelezen berichten in een kanaal of gesprek
- /remind – Stel herinneringen in voor berichten of taken
- /mute – Stil een kanaal of gesprek
- /collapse – Vouw alle afbeeldingen en video’s in een kanaal samen
- /shrug – Voeg een “shrug” emoticon toe aan je bericht
Daarnaast kun je met de opdrachtregelinterface van Slack commando’s gebruiken om specifieke acties uit te voeren. Bijvoorbeeld, met “/me” kun je een actie in de derde persoon uitvoeren, zoals “/me drinkt koffie”. Dit voegt een bericht toe aan het kanaal met je gebruikersnaam en de actie.
Aanpassingen met apps en bots
Wil je Slack nog krachtiger maken? Maak gebruik van apps en bots die specifieke functionaliteit toevoegen aan je werkruimte. Slack heeft een uitgebreide bibliotheek met apps en bots van derden die je kunt integreren met je Slack-account.
Met apps kun je bijvoorbeeld taken automatiseren, bestanden synchroniseren met cloudopslagdiensten, kalenders beheren, projectbeheer uitvoeren en nog veel meer. Bots kunnen je helpen bij het beheren van je taken, het ontvangen van real-time updates en het automatiseren van bepaalde taken.
Om apps en bots toe te voegen, ga je naar de App Directory in je Slack-werkruimte. Hier kun je zoeken naar apps en bots op basis van categorieën, populariteit en beoordelingen. Zodra je een app of bot hebt geïnstalleerd, kun je deze aanpassen en configureren om aan je specifieke behoeften te voldoen.
Met deze tips en trucs voor gevorderde gebruikers kun je het meeste uit Slack halen en je workflow optimaliseren. Verken de geavanceerde zoekmogelijkheden, maak gebruik van shortcuts en commando’s en pas Slack aan met apps en bots die bij jouw behoeften passen. Geniet van een nog productievere communicatie en samenwerking met Slack.
Veiligheid en privacy
Als het gaat om het gebruik van Slack, is veiligheid en privacy van het grootste belang. Slack begrijpt dit en heeft verschillende veiligheidsmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn. Dit zijn enkele belangrijke punten om te begrijpen over de veiligheidsmaatregelen van Slack:
Begrijpen van Slack’s veiligheidsmaatregelen
Slack maakt gebruik van versleuteling om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn tijdens het verzenden en opslaan. Alle data die via Slack wordt verzonden, is versleuteld met behulp van het Transport Layer Security (TLS)-protocol. Dit betekent dat je berichten, bestanden en andere gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.
Bovendien heeft Slack uitgebreide controles en maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn. Ze hebben strikte toegangscontroles op alle niveaus van hun infrastructuur en maken gebruik van firewalls en monitoringtools om potentiële bedreigingen te detecteren en te voorkomen.
- Slack bewaart je gegevens op beveiligde servers in meerdere geografische locaties.
- Ze implementeren regelmatig beveiligingsupdates en volgen best practices in de branche om ervoor te zorgen dat hun systemen up-to-date zijn.
- Slack heeft ook een responsplan voor noodgevallen dat snel ingrijpen mogelijk maakt in het geval van een beveiligingsincident.
Privacyinstellingen configureren
Om je privacy te waarborgen, biedt Slack verschillende privacyinstellingen waarmee je kunt bepalen wie toegang heeft tot je gegevens en hoe ze worden gedeeld. Je kunt bijvoorbeeld kanalen instellen als openbaar, privé of alleen zichtbaar voor bepaalde mensen. Daarnaast kun je de toegangsrechten voor individuele gebruikers aanpassen en bepalen wie bestanden kan bekijken en bewerken.
Slack biedt ook de mogelijkheid om je account extra te beveiligen met tweestapsverificatie. Met tweestapsverificatie moet je naast je wachtwoord ook een extra verificatiemethode, zoals een sms-code of een authenticatie-app, gebruiken om toegang te krijgen tot je account.
Samenwerken met externe partners en veiligheidsimplicaties
Soms moet je samenwerken met externe partners of klanten die geen deel uitmaken van je Slack-werkruimte. Slack biedt de mogelijkheid om externe personen uit te nodigen en hen toegang te geven tot specifieke kanalen of gesprekken. Hierbij is het echter belangrijk om rekening te houden met de veiligheidsimplicaties.
Zorg ervoor dat je alleen personen uitnodigt die je vertrouwt en dat je duidelijke afspraken maakt over het delen van gevoelige informatie. Je kunt ook gebruikmaken van de gasttoegangsoptie van Slack, waarmee externe personen alleen toegang hebben tot specifieke kanalen en beperkte rechten hebben binnen het werkruimte.
Door de veiligheidsmaatregelen van Slack te begrijpen en privacyinstellingen op de juiste manier te configureren, kun je met vertrouwen samenwerken en communiceren met je team.
